Integritetspolicy

JLM Fastigheter behandlar personuppgifter ansvarsfullt och i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR) och annan tillämplig dataskyddslagstiftning.

Här beskriver vi hur vi behandlar personuppgifter när du söker bostad hos oss, blir erbjuden en bostad eller är hyresgäst hos oss.

Personuppgiftsansvarig
När du söker bostad genom JLM Fastigheter är JLM Fastigheter AB personuppgiftsansvarigt för behandlingen av dina personuppgifter inom ramen för uthyrningsprocessen.

Om du tecknar ett hyresavtal är det bolag som anges som hyresvärd i hyresavtalet som är personuppgiftsansvarigt för den behandling som hör till hyresförhållandet.

Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter är du välkommen att kontakta oss:

JLM Fastigheter AB
E-post: info@jlmfastigheter.se

Vilka personuppgifter behandlar vi?

När du söker bostad hos oss behandlar vi de personuppgifter som behövs för att administrera din ansökan och vår uthyrningsprocess.

• namn och kontaktuppgifter,
• personnummer eller födelsedatum när det behövs,
• uppgifter om hushållet,
• sysselsättning och inkomst,
• uppgifter om vilken bostad du söker,
• andra uppgifter som du själv lämnar till oss.
• Om du blir aktuell för en bostad kan vi även behöva behandla eller kontrollera uppgifter om:
• inkomst och ekonomiska förhållanden,
• anställning eller annan försörjning,
• tidigare hyresförhållanden och boendereferenser,
• betalningsanmärkningar och skulder.

Vi kan även inhämta kreditupplysning när det är motiverat.

Under ett hyresförhållande behandlar vi bland annat namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, lägenhetsnummer, uppgifter om hyresavtalet samt uppgifter som behövs för hyresavisering och betalningar.

I förekommande fall kan vi även behöva behandla uppgifter om exempelvis medhyresgäst, borgensman, god man, förvaltare, fullmaktshavare eller annan kontaktperson.

Skyddade personuppgifter. Om du har skyddade personuppgifter hanterar vi dessa med särskild försiktighet och enligt särskilda rutiner.

Hur samlar vi in personuppgifter?

Vi får i första hand personuppgifter direkt från dig när du söker bostad, kommunicerar med oss eller ingår ett hyresavtal.

Uppgifter kan också, när det är relevant, komma från exempelvis medsökande, referenspersoner, kreditupplysningsföretag, banker, offentliga register eller myndigheter.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

När du söker bostad

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera din intresseanmälan, kommunicera med dig och hantera uthyrningen av våra bostäder.

Behandlingen grundas, beroende på situationen, på vårt berättigade intresse av att administrera uthyrningsverksamheten eller på att behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder inför ett eventuellt hyresavtal.

Om du blir aktuell för en bostad kan vi kontrollera exempelvis inkomst, anställning, boendereferenser och ekonomiska förhållanden för att bedöma om våra uthyrningskrav är uppfyllda.

Det är frivilligt att söka bostad hos oss. Om du inte lämnar de uppgifter som behövs kan vi dock inte alltid behandla din ansökan eller erbjuda dig ett hyresavtal.

När du är hyresgäst

När ett hyresavtal har ingåtts behandlar vi personuppgifter för att administrera och fullgöra våra och dina rättigheter och skyldigheter enligt hyresavtalet.

Det innebär bland annat att vi kan behandla personuppgifter för att:

• administrera hyresavtalet,
• skapa och skicka hyresavier,
• hantera och registrera hyresbetalningar,
• hantera e-faktura och andra betalnings- och distributionssätt,
• kommunicera med dig,
• hantera felanmälningar, service och underhåll,
• administrera nycklar och tillträde,
• hantera ekonomisk administration och bokföring,
• hantera sena eller uteblivna betalningar och inkasso,
• hantera störningar, skador eller andra frågor som rör hyresförhållandet.

Den rättsliga grunden är i första hand att behandlingen är nödvändig för att fullgöra hyresavtalet.

Viss behandling kan också ske för att uppfylla en rättslig skyldighet eller med stöd av vårt berättigade intresse av att förvalta våra fastigheter och tillvarata våra rättigheter.

Om det exempelvis förekommer störningar, obetalda hyror, skador eller andra överträdelser av hyresavtalet kan vi behöva behandla uppgifter för att utreda och hantera ärendet samt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Vi kan också behöva lämna personuppgifter till socialnämnd eller annan myndighet när detta krävs enligt lag.

Vilka kan vi dela personuppgifter med?

Vi lämnar endast ut eller delar personuppgifter när det behövs för ett bestämt ändamål och det finns stöd för behandlingen.

Beroende på situationen kan personuppgifter behandlas av eller lämnas till exempelvis:

• leverantörer av fastighets- och uthyrningssystem,
• leverantörer av ekonomisystem och IT-tjänster,
• banker och betalningsförmedlare,
• leverantörer av e-faktura, digital post och annan distribution,
• redovisnings- och revisionsföretag,
• kreditupplysningsföretag,
• inkassoföretag och juridiska ombud,
• entreprenörer och serviceföretag när det behövs för att utföra ett uppdrag,
• myndigheter när vi är skyldiga eller har rätt att lämna ut uppgifter.

Leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning får endast behandla uppgifterna enligt de villkor och instruktioner som gäller för deras uppdrag.

Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES ska överföringen ske i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning och med de skyddsåtgärder som krävs.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar personuppgifter endast så länge de behövs för det ändamål som de samlades in för eller så länge vi är skyldiga att behålla dem enligt lag.

Uppgifter om bostadssökande gallras när de inte längre behövs för uthyrningsprocessen, om det inte finns ett annat rättsligt eller berättigat skäl att behålla dem.

När du är hyresgäst sparar vi de uppgifter som behövs för att administrera hyresförhållandet.

Efter att hyresförhållandet har upphört gallras uppgifterna när de inte längre behövs. Vissa uppgifter kan behöva sparas längre för att uppfylla lagkrav eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Personuppgifter som ingår i bokföringsmaterial, exempelvis uppgifter om hyresbetalningar, sparas under den tid som krävs enligt gällande bokföringslagstiftning.

Dina rättigheter

Du har enligt dataskyddslagstiftningen ett antal rättigheter. Vilka rättigheter som gäller beror på omständigheterna och vilken rättslig grund behandlingen baseras på.

Rätt till information och tillgång. Du har rätt att få information om huruvida vi behandlar personuppgifter om dig och att begära tillgång till de personuppgifter vi behandlar.

Rätt till rättelse. Du har rätt att begära att felaktiga eller ofullständiga personuppgifter om dig rättas eller kompletteras.

Rätt till radering. Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att dina personuppgifter raderas. Rätten gäller inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att behålla uppgifterna eller behöver dem för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Rätt till begränsning. Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas.

Rätt till dataportabilitet. Du kan i vissa fall ha rätt att få ut personuppgifter som du själv har lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.

Rätt att invända. När behandlingen grundas på vårt berättigade intresse har du rätt att invända mot behandlingen. Vi gör då en bedömning av om det finns berättigade skäl att fortsätta behandlingen.

Om du vill utöva någon av dina rättigheter kontaktar du oss på info@jlmfastigheter.se. Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi hanterar din begäran.

Klagomål. Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). Mer information finns på www.imy.se.